Yazılım firması nasıl seçilir? 10 soruluk kontrol listesi

Yazılım firması nasıl seçilir: önce hazırlık

Soruları sormadan önce kendi tarafınızı netleştirin. Ne istediğinizi bilmeden aldığınız teklifler birbiriyle karşılaştırılamaz; her firma farklı bir işi fiyatlamış olur.

• Çözmek istediğiniz sorunu iki üç cümleyle yazın.
• Sistemi kimlerin kullanacağını ve bugün işin nasıl yürüdüğünü not edin.
• Bağlanması gereken programları listeleyin: muhasebe, ödeme, mesaj.
• Bir bütçe aralığı ve bir tarih beklentisi belirleyin; kesin olmak zorunda değil.
• Kararları sizin tarafınızda kimin vereceğini belirleyin.

Kapsam ve fiyat soruları

İlk üç soru, firmanın belirsizliği nasıl yönettiğini gösterir.

1. Fiyat vermeden önce neyi öğrenmeniz gerekiyor? İyi bir firma işi dinlemeden rakam söylemez. Bildiğini, varsaydığını ve henüz karar verilmemiş olanı ayırır.

2. Teklife neler dahil, neler dahil değil? Yanıt yazılı olmalıdır. "Her şey dahil" bir yanıt değildir; ileride çıkacak bir anlaşmazlığın habercisidir.

3. Kapsam değişirse fiyat ve süre nasıl değişir? Değişiklik her projede olur. Önemli olan bunun nasıl ele alınacağının baştan belli olmasıdır.

Fiyatı neyin belirlediğini önceden bilmek bu görüşmeleri kolaylaştırır. Yazılım yaptırmak ne kadar rehberimizde etkenleri bir tablo hâlinde veriyoruz.

İletişim ve ekip soruları

Sonraki üç soru, kiminle çalışacağınızı ortaya çıkarır.

4. İşi kim yapacak ve onunla doğrudan konuşabilecek miyim? Satış görüşmesindeki kişi ile kodu yazan kişi çoğu zaman aynı değildir. Arada ne kadar çok kişi varsa, söylediğiniz şey o kadar değişerek ulaşır.

5. İlerlemeyi nasıl göreceğim? "Bitince gösteririz" riskli bir yanıttır. Düzenli ara teslim isteyin; çalışan parçaları erken görmek, yanlış anlaşılmayı erken yakalar.

6. İşimi ne kadar anlıyorsunuz? Firmadan iş akışınızı kendi sözleriyle anlatmasını isteyin. Yalnızca araçlardan ve teknolojiden söz eden bir ekip, yazılımı işinize değil kendi alışkanlığına göre kurar.

Kalite ve teslim soruları

Yedinci ve sekizinci sorular, işin nasıl bittiğini sorar.

7. Neyi, nasıl test ediyorsunuz? Kesin bir yöntem beklemeyin, ama bir yanıt bekleyin. Yayına almadan önce neyin denendiğini ve hata çıkarsa nasıl geri dönüldüğünü anlatabilmelidir.

8. Teslimden sonra ne oluyor? Hata çıkarsa kim, ne kadar sürede bakıyor? Bakım ücretli mi, kapsamı ne? Teslimden sonrası konuşulmamış bir proje, yarım bir projedir.

Sahiplik soruları

Son iki soru, en çok ihmal edilen ve en pahalıya patlayan konudur.

9. Kod, hesaplar ve veriler kime ait olacak? Kod deposu, sunucu ve alan adı sizin adınıza açılmalıdır. Aksi hâlde firmayla yollarınız ayrıldığında kendi ürününüze erişemeyebilirsiniz.

10. Başka bir ekip işi devralabilir mi? İyi bir firma buna rahatça evet der ve kodu, belgeleri buna göre bırakır. Bu soruya verilen kaçamak yanıt, bağımlılık yaratma niyetinin işaretidir.

On soru, tek tabloda

Görüşmelerde kullanmanız için soruları ve iyi bir yanıtın neye benzediğini bir araya getirdik.

Referans ve portföye nasıl bakmalı?

Portföy önemlidir, ama dikkatli okunmalıdır. Güzel görünen bir ekran, arkasındaki sistemin iyi çalıştığını göstermez. Mümkünse çalışan bir ürünü kendiniz deneyin.

Referans isteyebilirsiniz. Yeni ya da küçük bir firmanın gösterecek uzun bir müşteri listesi olmayabilir; bu tek başına bir eksi değildir. O durumda çalışma şekline, verdiği yazılı teklife ve sorularınıza verdiği yanıtların açıklığına daha çok bakın.

Kanıtlanamayan iddialara temkinli yaklaşın. Kaynağı gösterilmeyen başarı oranları, adı verilmeyen büyük müşteriler ve ödüller, karar için sağlam bir zemin değildir.

Kanıtsız kesinlik bir uyarıdır

İşi görmeden verilen kesin tarihler ve kusursuz tahminler sizi rahatlatmamalı, tedirgin etmelidir. Yazılımda belirsizlik vardır; dürüst bir firma bunu saklamaz.

Güvenilir bir firma neyi bildiğini, neyi bilmediğini ve bilmediğini nasıl çözeceğini açıkça söyler. Gerekmeyen bir işi önermez. Yapamayacağı işi baştan belirtir.

En ucuz teklif de en pahalısı da tek başına bir şey söylemez. Çok düşük bir fiyat çoğu zaman eksik bir kapsamdır. Aradaki farkı kapsam listelerini yan yana koyarak görürsünüz.

Biz bu sorulara ne yanıt veriyoruz?

Bu listeyi yayımlayıp kendimizi dışında tutmak olmaz. Kısaca: işi konuştuğunuz kişi, kodu yazan kişidir. Kapsamı, süreyi ve fiyatı işe başlamadan yazılı veririz. Haftalık ara teslimlerle ilerleriz. Kodu ve hesapları sizin adınıza kurarız; kod ve veriler sizindir.

Başlangıç fiyatlarımız ve süreler hizmetler ve fiyatlar sayfasında açıkça yazıyor. Hazır bir programın işinizi göreceğini düşünürsek onu da söyleriz; bu kararı özel yazılım mı, hazır yazılım mı yazımızda anlatıyoruz.

Sözleşmede neler olmalı?

Görüşmede alınan iyi yanıtlar, yazıya geçmediği sürece hatıradan ibarettir. Sözleşme uzun olmak zorunda değildir, ama şu başlıkları içermelidir. Hukuki inceleme için kendi danışmanınıza başvurun; bu liste yalnızca neyin konuşulmuş olması gerektiğini gösterir.

• Kapsam: teslim edilecek işin maddeli listesi ve açıkça dahil olmayanlar.
• Süre: ara teslim tarihleri ve gecikmenin nasıl ele alınacağı.
• Bedel ve ödeme planı: hangi aşamada ne kadar.
• Değişiklik yöntemi: ek istek nasıl fiyatlanır, kim onaylar.
• Mülkiyet: kodun, tasarımın ve verinin kime ait olduğu.
• Hesaplar: sunucu, alan adı ve servis hesaplarının kimin adına açılacağı.
• Gizlilik: paylaştığınız bilginin nasıl korunacağı.
• Teslim sonrası: hata düzeltme süresi ve bakımın koşulları.

Teklifleri yan yana koymak

İki üç firmadan teklif aldıysanız, karşılaştırmayı toplam rakamla değil, bir tabloyla yapın. Satırlara işin parçalarını yazın: kapsam çalışması, tasarım, yapım, test, veri aktarımı, entegrasyonlar, eğitim, teslim sonrası destek. Sütunlara firmaları koyun.

Her hücreye iki şey yazın: bu kalem teklifte var mı ve ne kadar ayrıntılı tarif edilmiş. Boş kalan hücreler, fiyat farkının çoğunu açıklar. Bir teklifte veri aktarımı hiç geçmiyorsa, o iş ya yapılmayacak ya da sonradan ayrıca fiyatlanacaktır.

Boşlukları firmaya sorun. Verilen yanıtın açıklığı, o firmayla çalışmanın nasıl olacağının küçük bir provasıdır.

Küçük bir işle başlamak

Bir firmayı tanımanın en güvenilir yolu, onunla küçük bir iş yapmaktır. Büyük bir projeyi tek seferde vermek yerine, sınırlı ve kendi başına işe yarayan bir parçayla başlayabilirsiniz: tek bir iş akışı, tek bir ekran grubu, bir kapsam çalışması.

Bu ilk iş size sunumun söylemediklerini söyler. Sorulara ne kadar hızlı dönülüyor? Söz verilen tarih tutuluyor mu? Bir sorun çıktığında haber veriliyor mu, yoksa siz mi fark ediyorsunuz? Teslim edilen iş, konuşulanla aynı mı?

İlk iş iyi giderse devam edersiniz ve elinizde çalışan bir parça olur. İyi gitmezse kaybınız sınırlıdır. Bizim başlangıç paketlerimiz de bu mantıkla küçük tutulmuştur.

Karar anı: neye göre seçmeli?

Görüşmeler bittiğinde elinizde birkaç teklif ve bir izlenim olur. Kararı verirken sırayı şöyle kurun.

Önce eleyin. Kod ve hesap sahipliği konusunda net yanıt vermeyen, kapsamı yazıya dökmeyen ya da işi dinlemeden fiyat veren firmayı, fiyatı ne olursa olsun listeden çıkarın.

Sonra kalanları kapsam üzerinden karşılaştırın. En çok şeyi vaat eden değil, neyi yapıp neyi yapmayacağını en açık söyleyen firma genellikle en güvenilir olandır.

En sonda fiyata bakın. Kapsamı eşitlediğinizde fiyatlar çoğu zaman beklediğinizden daha yakın çıkar.

Özet

Yazılım firmasını sunumuna değil, on soruya verdiği yanıtlara göre seçin: fiyat öncesi ne soruyor, neyi dahil ediyor, değişikliği nasıl yönetiyor, işi kim yapıyor, ilerlemeyi nasıl gösteriyor, işinizi anlıyor mu, neyi test ediyor, teslimden sonra ne oluyor, kod kimin ve işi başkası devralabilir mi.

Aynı soruları bize de sorabilirsiniz. Paketlerimizi hizmetler ve fiyatlar sayfasında, bir iş takip sisteminin nasıl kurulduğunu teklif ve iş takip programı sayfasında görebilirsiniz.